週一職人Bloggers 我和HR有個約會 生涯規劃

《上頭要開刀,HR會點做?》

我公司是一間傳統家族企業,華人老闆通常比較重人情味,很少出現大規模裁員行動,即使是當年沙士這樣艱難時刻,我聽聞公司也只是做「小手術」,如減少福利等,絕對稱得上是良心企業。話雖如此,部門改組、新舊換血、處理有問題的員工等是偶有發生。在過程中,HR的任務是協助部門主管把整件事情「由始至終」順利完成,可分為前、中、後三個階段。

首先,無論什麼情況,HR必須確保任何人事變動已獲得到管理層同意才可以執行。「前期準備」就是確保這次行動是合法、合理、合情地進行。「合法」指按照香港勞工法例規定下處理及賠償,給予僱員應得的補償,也要減少公司不必要的開支。「合理」指弄清楚辭退員工的理據,包括過去工作評估報告或以往處理類似個案的方法,確保一致性和公平性,避免將來可能引致的訴訟。「合情」是關於處理當事人的反應,為最好和最壞的情況作準備。HR需要與主管計劃合適的時間和地點,判斷需要員工即時離開公司,還是可給予一點時間,多少時間等,一切視乎對當事人及整個部門的影響。其他細節包括公司電腦和電郵的安排、預演開場白及回應、收拾私人物品的過程、交還公司物品等。這些前期準備工作是非常重要,需要HR和部門主管的緊密合作。

「中期對話」是另一個技巧。部門主管需要主持對話,HR的角色是facilitator,確保雙方是和平分手。我的溝通原則是「內方外圓」,很多時候HR需要站在當事人立場去看待整件事,即使公司理據十分充足,溝通過程仍要小心謹慎,避免加插指責等語氣,或涉及其他人,只是給予事實和決定已經足夠。HR會解釋final payment的計算及離職安排,這些通常是當事人當時最關心的事。

「後期安排」主要是按照之前的準備工作去做,緊接著是其他善後事宜,包括對內與對外的溝通工作。會萬一出現突發情況,這時候HR就要見招拆招。通常事前做足準備工夫,絕對可以減少出現問題的機會。

HR也是人,在執行任務的過程中,絕對有自己的感受和情緒,不過我們仍要盡力保持中立和理性,在公司與員工之間取得平衡。作為一個基督徒的HR,我深信凡事必有神的美意,屬神的人必蒙保守。真巧合,寫blog的這段時間我剛要處理一個突發個案,過程中涉及不同地區的法務,有很多猜想不到的複雜問題。最頭痛的是當時手上還要處理幾件重要的事,內心深處只懂得禱告,求神給我智慧走每一步,做應該做的事,說應該說的話。神的話不斷在我腦中浮現:

「你要專心仰賴耶和華,不可倚靠自己的聰明,在你一切所行的事上都要認定他,他必指引你的路。」(箴言3:5-6)

李嘉雯女士
人力資源助理總經理